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就活の最初の関門である書類選考は、多くの就活生の悩みのタネでしょう。
最近は履歴書やESをメールで送付することが許されてきていますが、志望する企業へ応募書類を送付する際、気をつけなければならない点がいくつかあるのです。
この記事では特にメールで応募書類を送付する際のマナーについて解説していますので、これから応募書類を送付する方はぜひ参考にしてみてください。
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ビジネスメールの基本マナー
ビジネスメールでまずやってはいけないのは、宛名の間違いです。相手の「会社名・部署名・役職名・名前+敬称」と順に書いていきますが、とにかく間違いのないよう何度も見直しましょう。
次に、件名を「件名：中途採用応募の件について」「件名：履歴書の送付について」など、件名から内容が推測できるようなものにしましょう。そうすれば、相手に優先順位を付けさせやすく、後で読み返す場合や詳しい内容を知りたい時にも探しやすくなります。
そして、複数の相手に同メールを送る場合の「TO」「BCC」「CC」の使い方です。「TO」はそのまま直接メールを送る相手のことなのでわかりやすいですが、「CC」と「BCC」の違いを明確に知っておく必要があります。
どちらも「TO」と情報を共有したいメンバーに対して使われますが、「CC」に付けた人のメールアドレスは、全員に見えてしまいます。一方で「BCC」は名前やメールアドレスが表示されないのです。社内でのやり取りであれば「CC」でも問題ありませんが、面識のない関係者がメンバーに入っている場合は「BCC」を使って情報漏洩のないように気を配りましょう。
応募書類をメールで送るときにマナーを意識すべき理由
応募書類をメールで送る際にはいくつかのマナーに注意しなければなりません。ライバルとなる就活生も、あなたと同様に応募書類をメールで送っているでしょう。その中で、もしマナーを守らない就活生がいたら、人事担当者はどう感じるでしょうか。どれだけよい履歴書やESを送っていたとしても、心象は悪くなってしまいますよね。
倍率の高い企業であれば、多くの就活生の中から内定を出す相手を選ばなければならないので、なるべく選考の手間を削ろうとするはずです。
マナーを守っていないメールは、読んですらもらえないかもしれません。こうした状況を避けるためにも、就活において履歴書をメールで送る際のマナーはとても重要なのです。
就活を有利に進めて内定を勝ち取るためにも、紹介するマナーは最低限守るようにしましょう。
ファイル形式を変換して企業が読みやすい形で送付する
履歴書をメールで送付する際に気をつけるべきこととして「ファイルの形式」が挙げられます。
履歴書が無料で作成できるWebサイトなどを利用した際、保存するファイル形式はPDFになるでしょう。もしくは、WORDなどのテキスト編集ソフトを利用した場合はdocタイプのファイルになります。
この2つのファイル形式はビジネスの場でもポピュラーなものなので、添付されていたとしても人事担当者が不自由することはないでしょう。
ビジネスの現場で使われていないソフトを利用して履歴書を作成した場合、人事担当者があなたの履歴書を閲覧するためにわざわざソフトをダウンロードしなければなりません。
そうした手間をかけさせるのは、やはりマナー違反といえるでしょう。
マナーとして、履歴書をデータで送付する際はPDFやWORDなどのファイルに変換してから送付するようにします。ファイル形式を変換するには、専用のソフトを利用するか、無料で変換できるサービスを利用しましょう。
互いに少ない手間で選考を進められるよう、配慮を忘れないようにしたいですね。
履歴書を添付するメールの例文
履歴書を作成したら、入社を志望する企業へメールで送付します。
その際に気になるのがメールの文面でしょう。
「履歴書を添付しました」などの簡単な挨拶だけでは不十分です。むしろ礼節を欠いていると思われてしまうでしょう。
この機会にビジネス文書のマナーを理解しておくと、この先の就活や入社後の文書のやりとりで困ることがなくなります。
書類選考の時点で良い印象を残せるよう、しっかりとビジネスマナーを踏襲したメールを作成しましょう。履歴書を送付する場合は、メールの文面をイチから考えるのではなく、テンプレートを利用したほうが早くて確実です。
ビジネス文書にはある程度の決まり文句が存在し、一般的な言葉使いとは少し異なる表現が数多く存在しています。これらを学ぶより、すでにあるテンプレートを利用して、慣れてきたところで自分なりに少しずつ改変していけば確実です。
ここからは、ビジネス文書としてのメールの打ち方をご紹介しましょう。
履歴書をメールで送付する際は、まずメールの件名を記入します。
「件名：中途採用応募の件について」
「件名：履歴書の送付について」
シンプルに、メールの内容が伝わるような件名で結構です。
あまり長すぎたり、挨拶を件名に記入してしまったりするとスパム認定されてしまうかもしれません。
一言で意味が伝わるようにします。
文末は「〜について」でもよいですし「〜の件」と体言止めで締めてしまっても構いません。
ただ、社外の方へ送るメールなどでは「〜について」のほうが丁寧ですので、就活においても「〜について」という表現でメールの件名を作成しましょう。
次に、ビジネス文書としてのメールの本文について紹介します。
まずはテンプレートを紹介します。
「株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております、〇〇（自分のフルネーム）です。」
基本的にはこういった挨拶から始まります。
担当者の名前が分かっていれば、採用ご担当者様ではなく〇〇様と担当者名を入れましょう。
また、もしはじめて連絡を取る相手であった場合は、文頭の「お世話になっております」を変更しましょう。
「初めてご連絡させていただきます」に表現を変えて、適切な挨拶からはじめるようにします。
さらに続けて、以下のような文章を打ち込みましょう。
「早速ではございますが、ご指示いただきましたとおり履歴書を提出致します。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。」
「ご査収」という表現は、ビジネス以外ではあまり聞かない言葉でしょう。
査収とは、「確かめて受け取る」といった意味を持つ言葉です。
謙譲語としての意味を持っているので、こうしたビジネス文書の中では頻出する単語になります。
この機会に是非覚えておきましょう。
「お忙しいなか大変恐縮ではございますが、何卒面接の機会をいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。」
締めの言葉はこのように書きましょう。
恐縮とは「恐れ多いことですが」という意味で使われる謙譲語です。
謝りながらお願いしているような印象の日本語ですが、こちらもビジネス以外では耳にしない言葉でしょう。
何卒とは、「どうか」「どうにか」といった意味の謙譲語です。
切実にお願いしている印象を与える単語なので、使いこなせるようになっておきましょう。
また、文末に自分の署名を行うことも忘れないようにします。
「〒〇〇◯−◯◯◯◯
福岡県〇〇市〇〇
TEL:090-◯◯◯◯−◯◯◯◯
Mail:〇〇@〇〇
〇〇（自分の氏名）」
こういった署名を入れることで、企業が直接あなたに郵送や電話で連絡を取りたいときにも手間が省けます。
マナーとして覚えておくと損はないでしょう。
相手を思いやると好感度アップ
「お疲れさまでした」という文面、気軽に使っていませんか？
「お疲れさまでした」は、同僚や部下に対しては使っても構いません。相手を労う言葉であり、社内では挨拶代わりともいえる言葉なので、もちろん上司にも使って大丈夫です。
ところが、社外の人に対しては失礼にあたります。社外の方に対しては「お世話になっております」を使いましょう。
また、上司や目上の人によっては「お疲れさまでした」を嫌う場合もあるようです。間違いではないとはいえ、相手に不快な思いをさせないためには「○○はお疲れさまでした」「お疲れさまでした、先に失礼いたします」など、シチュエーションによって使い方を変えましょう。
このように、相手の立場を少し気遣うだけで、不快に思わせない言葉遣いを選ぶことができます。ビジネスに限らず、メールは送ってしまえば取り返して修正することはできませんので、送信ボタンを押す前に何度か読み直し、宛名や件名、内容に間違いがないかよく確かめましょう。
内容はできるだけ簡潔にわかりやすくを心がけ、「もらったら嬉しい」メールを念頭においた文面を目指してみてくださいね。
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マナーを守って就活を有利に進めよう
履歴書は初めて企業があなたを知る名刺変わりの大切な書類です。
だからこそ、精一杯あなたの魅力を詰め込む必要があります。
しかし、もしメールのマナーがなっていなければ、その履歴書は読まれないどころか受け取ってすらもらえずにスパムメールに仕分けられてしまうかもしれません。
せっかく書類選考のチャンスを獲得したのであれば、その機会を有効に活かしましょう。マナーを守ってメールを作成できるかどうかは、就活の成功率に直結します。この記事を参考に、もう一度就活のマナーを学び直してみるのもよいでしょう。はたらくぞドットコムは働く人を応援しています。