履歴書の志望動機欄、何を書いたらいいのか悩んだことがある人も多いでしょう。特に事務職では、何をアピールすればよいのかわかりにくいと思います。今回は、事務職や事務のアルバイトで志望動機に何を書くべきか、どう書くべきかを例文を用いながら解説します。最後まで読んで、参考にしてくださいね。
志望動機を書く準備
事務職とはいっても、企業の規模や業務内容によって仕事内容は違います。応募先の企業がどのような業界で、どのような実績があり、具体的にどのような業務を行っているのか把握しておく必要があります。
応募先の業務内容を知らなければ、マッチした志望動機を書くこともできませんし、面接に進んでも良い印象を残すことができません。今後の就活のためにも、応募先企業について最低限の事業内容は調べておきましょう。
その上で、自分の経験や性格などがどのように企業に貢献できるか考えてみます。事務職に求められるのは、パソコンスキルとコミュニケーションスキル。Word、Excelを基本として、その他にどのようなアプリケーションが使えるのか説明できるようにしましょう。
また、企業によってはパソコンスキルよりも性格面を重視することも。なぜなら、パソコンは教えればできるようになるけれど、性格面は急には変わらないからです。
事務職はオフィス内では他の業務のサポート役となることが多いもの。一緒に働くメンバーと円滑に業務を進行するためにも、周囲に気を配り、明るく前向きな人材であるかどうかを重視している企業もあります。
事務職の志望動機 例文
事務職に応募する際、経験やどこを目指すかといった違いもあります。ここでは、未経験、事務職経験あり、正社員雇用を目指す場合の3つの例文で説明していきましょう。
【事務未経験の場合】
事務職はまったくの未経験でもアピールできることはあります。求人票に「未経験者歓迎」と書かれている場合は、特に事務のスキルを問われないこともあるので、必ずしもパソコンスキルをアピールする必要はありません。
例文①
「大学では卒業論文をWordとExcel、PowerPointを使用して書きました。ブラインドタッチもできるので、書類作成など迅速な対応が可能です」
例文②
「学生時代、ファストフード店で接客業のアルバイトを2年間していました。お客様への対応、スタッフ同士のコミュニケーションはいつも笑顔を心がけ、好感を持っていただいていました。
接客の経験が社内への気配りや事務作業にも活かせると思い、応募させていただきました」
例文③
「ひとつのことを集中して行うのが得意です。コツコツと積み上げることに喜びを感じるので、大量のデータ入力やファイリングなど、根気の必要な仕事に向いていると考えております」
【事務経験 ありの場合】
事務経験があるのであれば、前職でどのようなことをしていたのか、何が得意なのか、どのような貢献ができそうかをアピールしましょう。
例文④
「前職ではパソコンを使用した事務業務を行っていました。Excel、Wordをメインに、書類作成・売上管理作成などの経験がございます。御社においてもパソコンを使った事務業務にお役に立てるかと思い応募させていただきました」
例文⑤
「前職では営業部の方の指示を受け、コミュニケーションを取りながら営業事務的なサポートを行っていました。頼まれたことのみを行うのではなく、営業の方が業務に集中しスムーズにクライアントとやり取りができるよう気配りをしておりました。このような経験が御社でも活かせると思い応募いたしました」
【正社員雇用を目指す場合】
アルバイトや派遣ではなく、正社員として働きたい場合は、どうして正社員になりたいのかをアピールしましょう。
例文⑥
派遣社員として○年間、さまざまな業界で事務業務を行ってきました。Word、ExcelなどのPCスキルはもちろん、MOS資格も取得いたしました。より効率のよい仕事の方法を模索し、行動してきましたので、どの企業でも高い評価をいただいておりました。
しかしながら、派遣社員では業務の範囲が限られており、課題の解消やスキルアップして責任ある業務を任されるには至らず、正社員として力を発揮したいと思い御社を希望いたしました。これまでの経験やパソコンスキルで御社の業務に貢献できると思います」
志望動機でのNG文言
企業は履歴書の志望動機を必ずといっていいほどチェックしています。自分ではしっかり志望動機を書いているつもりなのに、何故か書類選考で落ちてしまった経験はありませんか？もしかしたら、NGワードを使ってしまっているのかもしれません。
志望動機で使ってはいけない文言を紹介します。
とにかくアウトなのは、「時給が高いから」「仕事が簡単そうだから」という理由。これでは例え本当のこととはいえ、相手先に失礼です。このような表現は避けましょう。もし書くとすれば、「働きやすい環境が整っている」「女性がいきいきと働いている職場だから」といった表現がおすすめです。
また、辞めることを前提とした志望動機の書き方もよくありません。例えば「将来独立したいので御社で勉強したい」などです。一見、前向きでやる気があるように見えますが、これではいずれ離職するのだなと思われても仕方ありません。
志望動機には、自分のことばかりアピールするのではなく、どのように会社に貢献できるかといった点も盛り込むようにしましょう。
応募から面接までに気をつけたいこと
求人サイトからのエントリーすることが一般的な現代でも、履歴書の送付を求められることもあります。履歴書は中身だけでなく、送られてきた封筒、文字、誤字脱字、書き忘れ、押印、写真の貼り方、切手の貼り方など、細かいところまで見られているものです。
履歴書送付のマナーをまとめたので、提出する前にチェックしてみてください。
- 住所は省略せず都道府県から正確に記入する
- (株)などの略字を使わない
- 封筒表面の左下に「応募書類在中」と記入する（赤字で囲み罫にする）
- 封筒裏面に自分の住所、名前を正確に記入
- 切手は封筒表面左肩に角から上5㎜、左5㎜程度の位置にまっすぐ貼る
- 宛名の敬称は「組織の中の誰か＝御中」「特定の個人＝様」を使う
- 封筒は定形外を使う（書類に折り目が付かないように）
- 書類はクリアファイルに挟んでから封筒へ
- 切手の料金不足に注意
- 期限を守る
- メールやメッセージで連絡可能ならば、郵送のお知らせをする
- 面接で手渡す場合も封筒に入れる（渡す時は出してから手渡す）
かなり細かいですが、逆にこのようなことで書類選考を落とされるのはもったいないので、きちんとチェックしてくださいね。
また、面接まで進んだ場合も、準備は前日までにしっかりしておきましょう。
チェック項目は以下の通りです。
- スーツ、ワイシャツ、靴、バッグ、ストッキングなどきれいな状態で揃っているか
- 髪型は面接に適した長さやカラーになっているか
- 事前に送付した履歴書などのコピーは揃っているか
- 筆記用具（ペン、メモ用紙など）
- ハンカチ、ティッシュ
- 面接場所へのマップや交通手段
- 面接スタート時間と、家を出る時間
- 応募先企業の担当者の部署、氏名、連絡先など
- 印鑑（交通費などが支給される場合に必要）
特に服装や髪型は前日の夜に揃ってないことがわかっても間に合わないことがあるため、面接の日時が決まったらすぐに準備をし始めましょう。
まとめ
事務職は募集も多く希望者も多い人気の職種です。しかしながら、差別化がしにくく志望動機に何を書いていいのかわからない人が多いのも事実。本記事を参考に、書類選考を通過できる志望動機の書き方を工夫してみてくださいね。
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