採用を行いたい企業にとって「どのように応募を獲得するか」「どのような採用手法であれば費用対効果が高いのか」ということは重要な要素ではありますが、「集めた求職者をどう採用するか」ということも採用単価を下げる・採用にかかる工数を下げるために非常に重要な要素かと思います。
今回は「集めた求職者をどう採用するか」に焦点を絞り、求人サイト・人材紹介事業を運営する中で得たノウハウをご紹介したいと思います。
企業「が」選考する時代から、求職者「も」選考する時代に
就職活動の変化
弊社のサイト内だけで見ても求職者の方は1人当たり約1.6回程度応募をされています。
現在求人方法は多様化しており、求人サイト以外にも派遣・人材紹介サービス、求人検索エンジンやSNS、さらには自社で採用ページを作成している企業も少なくありません。
それだけ多くの選択肢がある中で1つのサービスだけを活用して就職活動を行うと言ことは考えにくい為、1人の求職者が転職を考えた時に多数の応募を行っていることは容易に想像ができます。
また実際の選考においても履歴書などの応募書類は手書きではなくパソコンで作成することが主流となり、面接もオンラインで行われることが多くなり距離や時間的な制約が無くなりつつあることも求職者の複数社への応募に拍車をかけていると考えられます。
そのため企業が求人を出し集まった応募者の中から選考を行うように、求職者も複数の企業に応募しその中から働く会社を選んでいるということをしっかりと認識しましょう。
またそれが自社で採用したいと思えるほど優秀な人材であれば、なおさら複数の内定の中から自分が働く場所を選んでいます。
求職者を思いやった行動を
応募者と連絡がつかないと応募者に対して不信感が募るように応募者もまた企業から連絡がないと不安になり意欲がそがれますし、面接時に応募者の受け答えや態度を見ている時は応募者もまた面接官の受け答えや態度を見ています。
応募者に対して必要以上に下手に出る必要はありませんが、応募者の気持ちになって「働きたい」と思ってもらえるような選考活動を行うことは採用活動を成功させるために非常に大切な考え方です。
「良い人材を逃さない」応募・書類選考・面接・合否通知までの実践
応募後のファーストコンタクトと連絡手段
「あなたは応募に気づいてどれぐらいで連絡をしていますか？」
前述の通りネット応募が普及し、オンライン採用がメジャーになりつつある今、求職者は複数社応募・選考を受けていることのは当たり前となっています。
求職者は常に複数同時応募している前提で迅速に選考を行いましょう。
応募の通知があったらできるかぎり当日のうちにファーストコンタクトを取ってください。応募したばかりの求職者にとっては「働きたい」という入社意欲いちばん高い時なので、すぐに面接の日程調整などに持っていきやすい状態です。
また電話で連絡して不通だった場合はそのままにしている…そんな経験はありませんか？
知らない番号からの通知だと折り返しにくい求職者もいるようですので、採用担当者の携帯電話から連絡して不通だった場合はHPや求人情報に記載している会社の固定電話から連絡するなど、固定電話や社用携帯などいくつか番号をお持ちの場合はそれぞれの番号から連絡を行うのも大切です。
電話以外にも連絡手段は様々です。
メール・SMS・LINEなど様々なツールで連絡を行ってみましょう。特にSMSはメールと違い、携帯電話番号同士で送ることができるので開封率も比較的高く確実です。
今どきは写真不要？コピーでOK？
複数の企業に応募している求職者にとって手書きでの履歴書・職務経歴書の作成は大きな負担です。すぐに面接はせず書類選考をする場合、郵送での依頼だけでなくメールに添付という形で案内することで求職者の離脱ポイントを減らすことができます。
求職者とは面接でしっかり話し合い・ヒアリングする前提で、書類選考を行う理由を今一度見直し、「写真不要」「手書きではなくパソコンで作成したものもOK」「コピーでOK」など簡素化できるポイントは簡素化していきましょう。
リマインド連絡＆お客様対応徹底 ミスマッチを防ぐための面接
応募多数の場合は書類選考を行うことで工数の削減が出来ますが、そうでない場合は面接から選考をスタートして離脱しにくくしましょう。
面接においての注意点として、当日現れなかった、などのキャンセルを減らすことが大切です。面接まで日程が空いてしまった場合は特にそうですが、面接の2日前～前日には必ずリマインド連絡をしておきましょう。
面接当日、まずはしっかりと話しやすい雰囲気を作るため、最初に応募してくれたことへの感謝と簡単な自己紹介を行いまそう。ただでさえ応募者は緊張しているので、決して圧迫的な態度を取らず、お互い対等な気持ちで進めてください。
面接において応募者の人柄や経験を判断するだけではなく、求人広告の内容についてミスマッチがないか雇用条件（勤務時間・業務内容・給与・待遇など）をしっかり確認し合うことも大切です。実際に採用した後「話が違う」と応募者が退職してしまうと、企業にとっても時間が無駄になってしまいます。
ミスマッチを起こさない工夫として、面接時に職場見学をしてもらったり、同じ部署で働くスタッフと話す機会を設けたりすることもあります。
さらに応募者のため、合否通知までのおおよその日数や連絡手段、応募書類の返却方法なども一緒に伝えておくといいでしょう。
最後に、応募者は面接担当者だけでなく、その場にいる他のスタッフの様子も見ています。事前に社内で周知しておき、お客様対応を徹底することを忘れないでください。
合否どちらでも通知の際には要注意
求職者は自宅から通える範囲でお仕事を探すことが多いので、（BtoC企業の場合は特に）求職者は顧客の場合もあります。SNSや口コミサイトによって今は顧客一人一人に情報発信力があり、影響力が高いことを念頭に置いて、合否の通知を丁寧に行いましょう。
採用の場合
募集・応募者対応・面接など多くの工数を割き、ようやく採用した人材に辞退されることが最ももったいないことです。
冒頭でも記載しましたが求職者の多くは複数社応募・選考を進めています。
自社で獲得したいと思える求職者ほど優秀であり、他社でも内定を獲得している可能性が高いのです。企業が求職者を選考しているのはもちろんですが、求職者も企業を吟味しているということを忘れず、求職者に「来てもらう」ための内定通知を送りましょう。
「最終面接から3日以内には連絡が来る」と思っている求職者も多い為、できるかぎり迅速に行いましょう。電話でもメールでも通知する際に、採用者が入社することを楽しみにしている旨を添えられるといいですね。
また入社を控えている求職者は新天地に期待を膨らませている反面、「上司や同僚と円満な関係が築けるか」や「期待に沿える働きができるか」など不安も抱えています。入社まで時間が空く場合は内定者への定期的なフォローを行い入社への意欲を高めるようにし、辞退や連絡が取れなくなったなどを防ぐようにしましょう。
フォローの内容は「今後の手続き」「入社日～1週間前後の簡単なスケジュール」「持参するもの、勤務の服装」「昼食について」など出社時の詳細な案内の他、上司や面接を担当した採用担当からのメッセージなどもおすすめです。
不採用の場合
たとえ不採用者であっても会社を良く思ってもらうにこしたことはありません。不採用の場合こそ連絡は速やかに行い、ファンでいてもらうためにマナーを守りましょう。
まず不採用だから何も連絡しない、などの対応は厳禁です！
不採用通知においても転職活動中の求職者のことを考えて、面接から2～3日以内に速やかに行ってください。メール・郵送で不採用通知を送る場合は取り消しが難しいので、必ず「氏名・アドレス（住所）に間違いがないか」「他の応募者と情報が入れ替わっていないか」を確認してください。
不採用通知の文面についてですが、挨拶・応募や面接へのお礼・結果（不採用）の流れで伝えましょう。不採用の理由を具体的に伝える必要はありませんので、感謝の気持ちをしっかり込めてください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
求職者から選ばれる企業になるためには、求職者の目線で採用活動を行うということが必要不可欠だと思います。基本的なことではありますが、採用活動を成功させるために今一度求職者目線になって自社の選考フローを見直してみてくださいね。