営業事務とは、営業部門で事務職を行う職業のことですが、具体的にはどのような内容の業務なのでしょうか。また一般事務とはどのような違いがあるのでしょうか。
今回は、営業事務・アシスタントの業務内容を紹介し、一般事務との違いや求められるスキル、キャリアアップの可能性などを解説します。
未経験から挑戦できるので、ぜひ参考にしてみてください。
営業事務・アシスタントの業務内容
まずは営業事務・アシスタントの業務内容がどのようなものかみていきましょう。業界によって扱う商品やサービスは異なりますが、基本的な内容は同じです。
書類作成
営業スタッフが業務に必要な書類を、担当者の指示に従い作成します。主に扱う書類は、以下の通りです。取引や契約に必須の書類ですが、営業スタッフが自分で作成する時間や手間をサポートし、営業効率のアップを図ります。
- 見積書
- 発注書
- 契約書
- 納品書
- 請求書
- 検収書
- 伝票 など
電話・メール対応
営業部や営業担当にかかってきた電話やメールへの対応を行います。担当者が不在の場合には代理で回答したり、伝言して指示を仰いだりする必要があります。
業務内容によっては、担当者が不在であってもクライアントからの要望で業務を行います。
資料作成・ファイリング
営業スタッフはクライアントへのプレゼンテーションのための資料や社内会議用の資料など、さまざまな資料作成が必要です。WordやPowerPoint、Keynoteなどのツールを使いこなして、指示通りかつ誰が見てもわかりやすい資料作成を行います。
また作成した資料や、見積書や契約書などの書類などは、クライアントごとや案件ごと、担当者ごとなどにファイリングして保管します。一定期間の保管が法律により義務づけられている書類もあるため、紛失などがないよう、探しやすく見やすく整理します。
売上・納品・在庫管理
営業部や担当者の売上や納品、在庫の管理を行います。基本的にはExcelや専用ツールなどを使用しますが、社内報告のための売上報告書などを作成することもあります。
また商品を扱っている企業では、納品や在庫の管理も営業事務が担うケースも多いです。
クライアント・案件管理
クライアントの住所・電話番号・契約内容・発注履歴などの情報を管理します。これらの履歴をもとに、営業スタッフが更新案内や新規提案などを行うため、営業を支える重要な業務といえます。
営業事務・アシスタントと一般事務の違いとは？
「営業事務」と呼ぶからには、一般事務とは区別されているということです。では、営業事務は一般事務とどのように違うのでしょうか。
営業部限定のサポートを行う
電話やメールの対応、各種書類作成などの基本的な事務職としての業務内容は同じです。しかしながら、一般事務は部署を限定せず社内全体とのやりとりをしながら事務業務を行いますが、営業事務では営業部に限定した事務サポートを行っています。この点で営業事務は、サポートする部署を営業部に限定した事務職ということができます。
クライアント対応も行う
一般事務でも来客への応対はしますが、営業事務ではクライアントだけでなく、営業品目によってはエンドユーザーへの対応も行います。
営業担当者は社内に不在のことが多いため、クライアントからの問合せがあった場合などは正確にヒアリングして引き継ぐ必要があります。そのためには商品知識や現在の進捗状況も把握しておかなければならず、事務業務だけでなく営業に直結したサポートを行っています。
営業事務・アシスタントに求められるスキル
基本的には未経験であっても挑戦できますが、営業事務・アシスタントに求められるスキルを紹介します。
PCスキル
営業事務の主な業務は書類作成のため、Word・Excel・PowerPointなどの基本的なPCスキルは必要です。企業によっては自社ツールを使用している場合もありますが、基本的なPCスキルがあれば問題ないでしょう。
プレゼン資料の作成などでは、わかりやすく見やすいことが求められるため、自分で考えデザインするのも力の見せ所です。
コミュニケーションスキル
営業事務の仕事によって、営業スタッフの仕事のやりやすさ、クライアントからの信頼、スピード、確実性などが変わってきます。
人の意図をくみ取り、ただ伝えるだけでなく状況に応じた対応ができるためには、ヒアリング力・理解力といった高いコミュニケーション能力が必要です。
スケジュール管理能力
営業事務が作成する書類や資料には期限があります。担当者によって、クライアントによって、指示内容も異なることがあるため、誰の何を、いつまでに行わなければならないか、常にスケジュール管理が必要です。
またイレギュラーで入ってくる業務も多々あるので、うまく優先順位を付けながら業務を遂行していく必要があります。
営業事務・アシスタントのキャリアアップは？
営業事務・アシスタントの将来性やキャリアアップはどのようなものがあるでしょうか。
リーダー・管理職へのキャリアパス
営業事務の経験を積み、営業事務職のリーダー、やがては管理職と、企業内のマネジメント方面へ進むキャリアパスが考えられます。
営業事務は精算関連で経理、契約書などでは法務、在庫管理や納品はで製造など、社内の多くの部署ともやりとりがあります。
多くの部署とのつながりや築いた信頼関係を活かし、社内マネジメントで大いに活躍できるでしょう。
営業へのキャリアチェンジ
営業事務は営業部に特化した事務業務です。営業部では営業事務・アシスタントであってもクライアントと直に接する機会が多く、社内で扱う商品やサービスにも精通しています。
営業事務は営業の仕事内容や流れ、クライアントの担当者まで熟知していますから、営業事務の経験を活かして営業へキャリアチェンジすることも十分に可能です。
営業事務ではビジネスマナーやコミュニケーション能力も培われているため、営業の即戦力となれるでしょう。
秘書や経理など多方面への可能性
営業事務の経験は、クライアントや社内スタッフとの調整業務も多くあります。スケジュール管理も得意分野ですので、秘書へのキャリアチェンジも考えられます。
また見積や請求といった売上管理の経験もあるため、興味があれば経理への転身も可能です。
英語など語学力があれば英文事務や貿易事務といった、語学を活かした職種へのキャリアチェンジもできるでしょう。
まとめ
営業事務には特に資格や経験が求められることはありません。基本的なPCスキルがあり、コミュニケーションスキルが高ければ未経験からでも挑戦しやすい業種です。
営業事務・アシスタントを経験することで身に付くスキルは多いため、将来キャリアアップやキャリアチェンジをしたいという人にもおすすめできます。
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